Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen — unabhängig von Größe, Rechtsform oder Kleinunternehmerregelung. Beim Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen bis Ende 2027, danach ist E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Wer sich jetzt mit ZUGFeRD und XRechnung beschäftigt, ist rechtzeitig dran.
Eine E-Rechnung im Sinne der europäischen Norm EN 16931 ist ein Dokument in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Format — nicht einfach eine als PDF gescannte oder exportierte Rechnung. Ein PDF ohne eingebettete strukturierte Daten gilt rechtlich als "sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung, selbst wenn es alle Pflichtangaben enthält.
Beide Formate erfüllen dieselbe EN-16931-Norm, unterscheiden sich aber technisch grundlegend:
Für B2G-Rechnungen an deutsche Behörden ist XRechnung vorgeschrieben. Für B2B-Geschäftskunden ist ZUGFeRD in der Praxis oft die bequemere Wahl, weil es zusätzlich als normales PDF lesbar bleibt — der Empfänger sieht eine normale Rechnung, auch wenn seine Software das eingebettete XML nicht verarbeitet.
ZUGFeRD kennt mehrere Konformitätsprofile (u. a. Minimum, Basic, Comfort, Extended). Nur Profile, die dem EN-16931-Profil entsprechen — namentlich "Comfort" (EN 16931) — erfüllen die inhaltlichen Anforderungen der E-Rechnungspflicht vollständig. Das ältere "Basic"-Profil reicht dafür nicht in jedem Fall aus.
Kurzfassung der aktuellen Stufenregelung:
Unser eigenes Produkt easy-invoice24 erstellt XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen direkt aus Ihren Rechnungsdaten, prüft sie gegen einen Teil der echten EN-16931-/XRechnung-Geschäftsregeln und lässt sich für die Übernahme in die Buchhaltung an DATEV-Export und Lexware Office anbinden. Einen ausführlichen, technischen Leitfaden zum kompletten Umstieg — vom Empfang bis zur Buchhaltung — finden Sie im easy-invoice24-Blog.
ZUGFeRD und XRechnung sind keine Konkurrenten, sondern zwei Werkzeuge für unterschiedliche Empfänger: XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für die bequeme B2B-Kommunikation mit PDF-Lesbarkeit. Wer jetzt beginnt, statt erst 2027 unter Zeitdruck umzusteigen, hat Zeit, das passende Format für die eigenen Kunden zu wählen und sauber zu testen.